Comme tout professionnel, le freelance doit respecter un certain formalisme lorsqu’il facture ses clients professionnels ou particuliers. Des manquements sur ce justificatif officiel de transaction peuvent conduire à des sanctions. Comment facturer lorsque l’on est travailleur indépendant ? Tour d’horizon du sujet.
Travailleur indépendant : comment établir des factures ?
À quel moment faut-il envoyer la facture ?
Le freelance facture son client dès lors que la prestation est réalisée ou lorsque le produit est livré. Il peut aussi facturer périodiquement lorsqu’il vend plusieurs prestations de services distinctes à un même client par exemple. Dans ce cas, le délai de facturation ne dépasse pas un mois.
Pendant combien de temps un travailleur indépendant doit-il conserver les factures ?
Les factures sont conservées pendant 10 ans et sont éditées en double exemplaire (conformément au Code de commerce). Il est possible de les conserver au format papier ou numérique, mais avec la généralisation de la dématérialisation, il est conseillé de privilégier les factures électroniques. La numérotation doit être chronologique et sans trou. Chaque facture possède un numéro unique. Attention, il est impossible de supprimer ou de modifier une facture déjà éditée.
Important : en cas de contrôle, si certaines factures sont manquantes, vous risquez une amende pouvant atteindre 75 000 €.
Comment rédiger et générer les factures ?
Certains travailleurs indépendants optent pour un outil de traitement de texte ou un tableur, d’autres utilisent un logiciel de facturation gratuit ou payant pour gagner du temps. Les avantages d’un logiciel adapté sont nombreux comme la mise en page, les calculs et la numérotation automatique des factures.
Les factures sont obligatoirement rédigées en français. Une exception : lorsqu’un entrepreneur facture un client situé à l’étranger, il est alors possible d’établir ce document dans une autre langue. En cas de contrôle, l’administration fiscale peut en demander une traduction certifiée.
Si l’entreprise est en cours d’immatriculation, il est possible de facturer en attendant de recevoir le numéro de SIRET. Dans ce cas, il faut inscrire « SIRET en cours d’attribution » sur les factures.
Quelles sont les mentions obligatoires ?
Certaines mentions peuvent différer en fonction de l’activité et du statut juridique du freelance, mais aussi du client s’il est particulier ou professionnel par exemple. Voici les principales mentions à retenir :
- le numéro de facture ;
- si un bon de commande est lié à la facture, on indique son numéro ;
- la date d’émission de la facture ;
- la date de livraison, la date de réalisation de la prestation ou de la fin de mission ;
- les informations sur le prestataire ou le vendeur ;
- les informations sur le client ;
- le numéro de SIRET/SIREN du freelance et du client professionnel ;
- la désignation des prestations effectuées ou des produits vendus ;
- le décompte de chaque produit ou prestation avec les quantités ainsi que les prix ;
- les majorations et les réductions de prix (remises, ristournes et rabais) ;
- la somme totale HT et TTC ;
- les échéances de paiement et les conditions ;
- les pénalités en cas de retard ou d’absence de paiement ;
- si l’adresse de facturation est différente de celle du siège social du client ;
- si l’activité du freelance fait l’objet d’une assurance professionnelle obligatoire, il faut préciser la couverture géographique de la garantie ou du contrat, ainsi que l’assureur ;
- pour un artisan, on mentionne le numéro au répertoire des métiers (RM), ainsi que le numéro de son département d’immatriculation ;
- pour un commerçant, on indique le numéro au registre du commerce et des sociétés (RCS), ainsi que la ville d’immatriculation.
Dans l’optique de généraliser les factures électroniques, à partir de juillet 2024, les auto-entrepreneurs devront impérativement mentionner le numéro SIREN du client, l’adresse de livraison (si elle diffère de l’adresse de facturation), la catégorie d’opération (biens, prestations de services ou les deux), l’option pour le paiement de la taxe d’après les débits si le prestataire a opté pour ce type de paiement (décret n° 2022-1299 du 7 octobre 2022).
Important : pour toute mention manquante ou fausse, vous risquez une amende de 15 €. Notez toutefois que le montant total ne peut pas dépasser un quart du montant de votre facture.
Précisions concernant la TVA
Si le freelance et son client sont redevables, leurs numéros de TVA sont mentionnés dans la facture. Mais ce n’est pas obligatoire quand le montant hors taxe de la facture est égal ou inférieur à 150 €.
Le taux de TVA applicable est indiqué pour chaque ligne de facture. On précise également le montant total de la TVA.
Si le travailleur indépendant est en micro-entreprise et s’il ne dépasse pas les seuils en vigueur, alors il est exonéré de TVA. Dans ce cas, il indique la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ».
Si le siège social du client est situé à l’étranger, il faut se renseigner au préalable sur le taux de TVA applicable.