Comment préparer une manifestation sportive ?

L’organisation d’un événement sportif est soumise aux règles qui sont appliquées à tout type de manifestation, mais aussi à des formalités spécifiques : obtention d’agréments, d’autorisations, faire des déclarations et respecter des procédures soumises à des délais.

Alors, si vous envisagez d’organiser un rallye automobile, une course à pied, un enduro, un baptême de l’air, une fête nautique, voici comment faire pour monter ce projet.

Quels sont les principaux acteurs de la manifestation sportive ?

L’organisateur de la manifestation sportive

Toute personne physique ou morale peut organiser une manifestation sportive, compétitive ou non. L’organisateur est pleinement responsable des mesures de sécurité et de secours qu’il met en place pour la manifestation. Le dispositif doit respecter la réglementation et assurer aussi bien la sécurité des participants que du public. Ce qui peut d’ailleurs l’amener à refuser l’accès de la manifestation à des personnes présentant un danger pour la sécurité.

Le maire

Il autorise ou non la tenue d’une manifestation sur le territoire de sa commune. Il prend, par ailleurs, les mesures nécessaires à la sécurité des personnes.

Le préfet

Il intervient lorsqu’une manifestation se déroule sur le territoire de plusieurs communes et lorsqu’un texte réglementaire le prévoit. Il doit être informé de l’organisation des manifestations prévoyant un rassemblement de plus de 5 000 personnes sur un site.

La fédération sportive délégataire

C’est la fédération sportive que le ministère de la Jeunesse et des Sports désigne pour organiser les compétitions sportives à l’issue desquelles sont remis des titres internationaux, nationaux, régionaux ou départementaux. C’est elle qui dispense les agréments, édicte les règles techniques propres à la discipline, les règles du jeu, les règles d’organisation des compétitions, les règles d’accès aux compétitions et les règlements relatifs à l’organisation de toute manifestation ouverte à ses licenciés.

Quelles sont les obligations de l’organisateur ?

Déclaration ou demande d’autorisation d’organiser un événement sportif

Vous devez déclarer la manifestation sportive à l’autorité administrative géographiquement compétente. Dans certains cas, vous devez demander également une ou des autorisations. En ne vous acquittant pas de ces démarches, vous encourez des sanctions pénales.

Vous devez également la déclarer à la fédération délégataire lorsque la manifestation sportive est ouverte aux licenciés d’une discipline qui fait l’objet d’une délégation de pouvoir, et donne lieu à la remise de prix en argent ou en nature dont la valeur est supérieure au montant fixé par arrêté du ministre chargé des sports. Actuellement, cette valeur est fixée à 3 000 €.

Cette déclaration est subordonnée au respect des règlements et règles techniques édictées par la fédération délégataire et à la conclusion d’un contrat entre elle et vous. La délivrance illégale de titres constitue une infraction pénale.

Assurance

Vous devez souscrire une assurance qui couvre votre responsabilité civile, celle des participants, celle des salariés et bénévoles prenant part à l’organisation. Ces garanties doivent également couvrir les arbitres et les juges dans l’exercice de leurs activités ainsi que le personnel de service d’ordre ou de sécurité mobilisé sur la manifestation. Dans le cas contraire, vous encourez une peine d’emprisonnement et une amende.

Vous pouvez aussi recommander aux pratiquants une assurance personnelle pour les dommages qu’ils pourraient se causer à eux-mêmes.

Sécurité

Vous êtes responsable de la sécurité des personnes qui participent ou assistent à la manifestation sportive, en fonction des caractéristiques de celle-ci.

Notez que dans le contexte de menace terroriste, les autorités administratives qui délivrent les autorisations sont particulièrement attentives aux dispositifs que vous mettez en place.

• Dans le cas d’une compétition, vous devez procéder à un contrôle médical des participants.
• Les participants doivent vous présenter soit une licence attestant de la délivrance d’un certificat médical, soit, pour les non-licenciés, un certificat médical de moins d’un an.
• Rapprochez-vous de votre fédération délégataire et conformez-vous aux règles techniques qu’elle a établies.
• Assurez-vous que les équipements sportifs utilisés lors de la manifestation sont conformes aux normes en vigueur.
• Prévoyez un service d’ordre pour toute manifestation sportive à but lucratif. Notez qu’un service d’ordre peut parfois être nécessaire pour des manifestations à but non lucratif. Les frais de service d’ordre exceptionnels assurés par l’État (police, gendarmerie) sont facturés à l’organisateur.
• Mettez en place une signalisation adaptée lors des manifestations sur les voies ouvertes à la circulation : les signaleurs doivent être aisément repérables par les usagers de la route, les barrières et piquets mobiles doivent comporter une face rouge et une face verte.
• Veillez à ce qu’aucune boisson alcoolisée ne soit vendue ou distribuée dans les stades et établissements d’activités sportives et physiques. Cependant, si vous êtes un groupement sportif agréé, vous pouvez demander au maire une dérogation vous autorisant à vendre durant 48 heures des boissons de deuxième et troisième groupes ne titrant pas plus de 11 degrés (vin, bière, cidre,), dans la limite de dix manifestations annuelles.
• Prévenez la commission consultative départementale de sécurité et d’accessibilité si la manifestation reçoit plus de 1 500 personnes (spectateurs, organisateurs et pratiquants) dans un établissement recevant du public (ERP).
• Avisez la commission communale ou intercommunale de sécurité et d’accessibilité si la manifestation a lieu sur la voie publique, ou si elle accueille moins de 1 500 personnes dans un ERP. La commission examine le dossier et fait une visite de réception avant de rendre un avis. Notez qu’une place publique dont les accès sont en partie fermés par des barrières est également soumise à une visite de la commission de sécurité et d’accessibilité.

Enfin, il vous est fortement conseillé d’élaborer un plan de secours. Il permet d’identifier les moyens humains et matériels nécessaires, de définir les procédures d’alerte, de déterminer les chemins d’accès réservés aux secours, les issues de secours et les procédures d’évacuation. Notez que vous pouvez solliciter le service chargé des questions de sécurité de la mairie pour en établir un.

Accessibilité

Vous êtes tenu de rendre accessible la manifestation aux personnes handicapées ou à mobilité réduite. Prévoir une signalétique adaptée (places de parking, aménagements).

Respect de l’environnement : les sites Natura 2000

Certaines manifestations sportives, motorisées ou non, aériennes, nautiques ou terrestres peuvent avoir des effets significatifs sur les sites classés Natura 2000 (aires de protection de la biodiversité).

Il vous revient de faire évaluer les incidences de l’activité sur le site. Un formulaire simplifié d’évaluation des incidences, disponible sur les sites des départements, est à joindre à votre dossier de déclaration ou d’autorisation de la manifestation.

Comment se déroule l’instruction d’une demande d’autorisation auprès du maire ou du préfet ?

L’autorisation est délivrée par le maire ou le préfet du département du lieu de départ de la manifestation.

L’autorité administrative examine la demande et vérifie que l’association :

• met en place un dispositif de sécurité et de secours adapté (médecin, organisme de sécurité civile, issues de secours, extincteurs) ;
• prévoit des mesures facilitant l’intervention des secours (emplacement de postes de secours, voies réservées, postes d’incendie) ;
• s’assure du respect des règles de circulation et de stationnement pour le bon déroulement de l’événement ;
• démontre que les installations éventuellement prévues (tentes, gradins, scènes, enceintes) répondent aux obligations légales et réglementaires ;
• s’engage à remettre en état le domaine public qui subirait des dégradations ;
• prend toutes les garanties d’assurance nécessaires.

Notez que les pouvoirs publics peuvent apporter un soutien technique (prêt de matériel, mise à disposition de personnel technique, prêt de salles) en cas de besoin. Cependant, l’intervention de forces de police ou de gendarmerie donne lieu à une facturation.

Vous envisagez de monter une installation provisoire : chapiteau, tente, structure (CTS)

Vous devez soumettre au maire un dossier constitué :

• d’un extrait du registre de sécurité signé par le propriétaire de l’installation, entre un et deux mois avant la date de l’événement. Le registre de sécurité est le document qui assure la traçabilité des contrôles et vérifications auxquels sont régulièrement soumis le matériel et les installations accueillant un public ;
• du certificat de bon montage de l’installation (tribunes, gradins), avant l’ouverture au public. Il est délivré par une entité désignée par la commission de sécurité et d’accessibilité.

Au moins 15 jours avant le début de la manifestation, le maire saisit la commission de sécurité et d’accessibilité compétente afin de vérifier la conformité des installations.

Après étude du dossier, l’autorité administrative peut délivrer une autorisation conditionnelle, c’est-à-dire soumise à la mise en œuvre de modifications (parcours, horaires). Elle peut aussi interdire le déroulement de la manifestation dans le but de préserver l’ordre public. Dans ces deux cas, vous pouvez effectuer une contestation en déposant une requête devant le juge administratif. En cas d’urgence, la requête peut être accompagnée d’un référé-liberté. Cette demande qui bénéficie d’une procédure aménagée amène le juge à se prononcer dans les 48 heures.

L’événement que vous organisez se déroule dans l’espace public

La réglementation applicable à une manifestation sportive sur la voie publique est différente selon qu’elle a lieu dans des lieux ouverts à la circulation, ou dans des lieux non ouverts à la circulation avec participation de véhicules à moteur ou sans participation de véhicules à moteur.

Mais, quelle que soit la manifestation, dès lors qu’elle occupe provisoirement l’espace ouvert au public, elle doit être déclarée auprès des autorités compétentes. A cet effet, un dossier de demande d’occupation temporaire de l’espace public doit être constitué.

Que contient le dossier de déclaration d’événement sportif ?

La lettre de demande d’occupation temporaire du domaine public, doit comporter certaines informations relatives à l’événement : sa nature et son nom, la date et les horaires, le(s) lieu(x) concerné(s) (rue, jardin, abords d’un bâtiment), et une estimation du nombre de personnes présentes.

La lettre est obligatoirement signée par le président de l’association (ou son mandataire) et trois responsables de l’organisation habitant dans le département où la manifestation commence. Elle est accompagnée :

• de la liste précisant le nom et le domicile des personnes mandatées pour l’organisation de l’événement ;
• de l’itinéraire si un déplacement est prévu ;
• le cas échéant, de l’accord écrit des propriétaires de terrains privés traversés lors de la manifestation.

La déclaration de la manifestation doit parvenir aux autorités compétentes entre 3 jours francs et 15 jours francs avant la date de la manifestation.

Si vous organisez l’événement à l’intérieur de Paris, vous devez compléter, en plus, un formulaire spécifique : le « dossier d’accompagnement d’une demande d’occupation temporaire du domaine public à l’occasion d’un événement associatif à Paris ».

Selon le type de manifestation, des démarches complémentaires peuvent se greffer à cette déclaration de base.

À qui adresser la déclaration ?

Si la manifestation se déroule :

• sur une ou plusieurs communes, vous transmettez le dossier à chaque mairie concernée ;
• sur un territoire où un régime de police d’État est institué, vous adressez le dossier au préfet de département (au préfet de police dans le département des Bouches-du-Rhône) ;
• à Paris, la déclaration doit être adressée au préfet de police de Paris, accompagnée du dossier d’accompagnement d’une demande d’occupation temporaire du domaine public à l’occasion d’un événement associatif à Paris.

Vous préparez une manifestation de véhicules terrestres motorisés (VTM)

Vous avez, d’une part, à constituer un dossier de demande d’occupation temporaire de l’espace public si l’événement se déroule, en totalité ou en partie, au sein de l’espace public. Vous avez, d’autre part, à effectuer une démarche complémentaire : une déclaration ou demande d’autorisation.

Des règles spécifiques s’appliquent aux manifestations motorisées et les formalités varient selon le type d’événement et le nombre de véhicules rassemblés.

L’événement peut se dérouler sur une voie ouverte à la circulation publique, un circuit, un terrain ou un parcours

Un circuit est un itinéraire fermé et délimité (bordures, talus…) qui peut être parcouru plusieurs fois sans être quitté. Il accueille des compétitions, des démonstrations, des essais et des entraînements. Il doit être homologué. C’est au propriétaire ou au gestionnaire du circuit de demander l’homologation ( cerfa 13389 03), soit à la préfecture (vitesse inférieure à 200 km/h) soit au ministère de l’Intérieur (vitesse supérieure à 200 km/h). Toutefois, si le circuit est temporaire, s’il n’existe que pour les besoins d’une manifestation, l’arrêté d’autorisation du préfet vaut homologation du circuit non permanent pour la seule durée de l’événement.

Un terrain est un espace d’évolution fermé à la circulation publique, sans parcours défini, où sont pratiquées des disciplines telles que du trial, du moto-cross, de l’endurance tout terrain.

Un parcours est un itinéraire non fermé allant d’un point de départ à un point d’arrivée distinct. Il emprunte des voies temporairement fermées à la circulation publique. Le départ y est donné individuellement à chaque concurrent (rallye, enduro).

Un parcours de liaison est un itinéraire non fermé allant d’un point de départ à un point d’arrivée distinct. Il emprunte des voies ouvertes à la circulation publique sur lesquelles les participants respectent le Code de la route. Les terrains et parcours doivent faire l’objet d’un agrément fédéral. Celui-ci peut être obtenu par un club ou une ligue.

L’événement peut concerner une concentration de véhicules à 2 ou 4 roues ou une manifestation à caractère sportif

Les véhicules peuvent être des automobiles, des motos, des quads, des kartings, des side-cars.

La concentration est un rassemblement de véhicules motorisés qui se déroule sur la voie publique dans le respect du Code de la route, qui prévoit un ou plusieurs points de rassemblement ou de passage et qui est dépourvu de classement.

La manifestation est un regroupement de véhicules et d’un ou plusieurs pilotes. Elle présente un sport mécanique sous ses différentes formes (démonstrations, exhibitions, épreuve sportive avec chronométrage ou classement). Il s’agit d’événements tels que des rallyes automobiles, des courses de côte, des enduros motos, etc. Toute concentration qui comporte au moins un chronométrage est considérée comme une manifestation.

Quel dispositif de sécurité est à prévoir ?

Selon l’événement, le dispositif peut être plus ou moins élaboré. Il peut prévoir un service d’ordre, la présence éventuelle des forces de l’ordre (police ou gendarmerie nationale), des moyens de communication (téléphone, radio…), des moyens de lutte contre l’incendie, un organisme de secours, des ambulances, la présence de médecins.

L’événement sportif fait-il l’objet d’une déclaration ou d’une demande d’autorisation ?

Une déclaration est à effectuer pour une concentration supérieure à 50 véhicules à moteur.

Une demande d’autorisation pour une manifestation sportive :

• avec engagement des véhicules sur un circuit, un terrain, un parcours, un parcours de liaison ;
• qui compte au moins un chronométrage ;
• dont le nombre est égal ou supérieur à 200 automobiles ou 400 véhicules à moteur de 2 ou 4 roues (véhicules d’accompagnement compris).

Déclaration et demande d’autorisation s’effectuent toutes deux via le formulaire cerfa 13390 03. Doivent y figurer les coordonnées de l’organisateur, le type d’événement, le lieu d’organisation (voie ouverte à la circulation publique, circuit, terrain, parcours), et la date et l’horaire de l’événement.

Toute demande d’autorisation de concentration ou de manifestation doit également être complétée par certaines informations et attestations :

• les modalités d’organisation, le règlement particulier de la manifestation ;
• le plan détaillé des voies empruntées et les points de rassemblement retenus (lorsque l’itinéraire est imposé) ;
• le nombre maximal de véhicules participants ;
• le nombre de véhicules d’accompagnement ;
• une estimation du nombre de spectateurs attendus ;
• les dispositions prises pour la sécurité et la protection des participants et des spectateurs (pompiers, poste de secours) ;
• les mesures garantissant la tranquillité publique ;
• l’avis du maire ou des maires concernés par la manifestation ;
• le visa de la fédération sportive d’affiliation (sauf pour les concentrations et les manifestations ne se déroulant pas sous l’égide d’une fédération sportive) ;
• une copie de la convention avec les forces de l’ordre (police ou gendarmerie) le cas échéant ;
• Les règles techniques et de sécurité édictées par la fédération délégataire ;
• une copie de la convention avec l’organisme de secours agréé ;
• une attestation du ou des médecins présents ;
• une attestation de police d’assurance souscrite par l’organisateur qui couvre ainsi sa responsabilité civile, celle des participants et celle de toute personne prenant part à l’organisation ;
• éventuellement, une évaluation des incidences de la manifestation sur les sites Natura 2000 (modèle disponible en bas de la démarche).

En outre, pour les manifestations sportives de véhicules à moteur, vous devez indiquer les nom et qualité de l’organisateur technique. C’est ce dernier qui met en place les règles techniques et de sécurité prescrites par l’autorité compétente après avis de la commission départementale de la sécurité routière.

S’il s’agit d’une course, les nom et numéro de téléphone du directeur de course, du médecin de course et du responsable des secours doivent également figurer dans le dossier.

Si l’itinéraire prévoit un ou plusieurs parcours de liaison, joindre la liste des participants comportant leur nom, prénom, date et lieu de naissance, numéro de permis de conduire, nationalité, adresse du domicile ainsi que le numéro d’inscription de leur véhicule.

À qui adresser la déclaration ou la demande d’autorisation ?

Au préfet de chaque département traversé (préfet de police à Paris) si la manifestation se déroule dans moins de vingt départements.

Aux préfets de département et au ministre de l’Intérieur, si elle se déroule dans au moins vingt départements : ministère de l’Intérieur - Direction de la modernisation et de l’action territoriale Sous-direction de la circulation et de la sécurité routières Bureau de la sécurité et de la réglementation routières - Place Beauvau - 75800 PARIS Cedex 08.

Le dossier de déclaration doit être transmis aux autorités compétentes au plus tard 2 mois avant la date de l’événement et la demande d’autorisation au plus tard 3 mois avant. L’attestation d’assurance doit être présentée à l’autorité compétente au plus tard six jours francs avant le début de la manifestation. Notez que le non-respect de ce délai entraîne le refus d’autorisation.

Des sanctions pénales sont prévues si vous :

• organisez une course de véhicules à moteur sur les voies ouvertes à la circulation publique sans avoir obtenu d’autorisation ;
• organisez, sans déclaration ou autorisation préalables, une concentration ou manifestation de véhicules motorisés ;
• ne respectez pas les prescriptions figurant dans l’autorisation administrative ;
• participez à une concentration ou une manifestation n’ayant pas obtenu d’autorisation.

Vous organisez une manifestation sportive non motorisée sur la voie publique

S’il s’agit d’une compétition sportive avec chronométrage

Vous adressez, par lettre recommandée avec accusé de réception, une demande d’agrément à la fédération sportive délégataire concernée.

Notez que les procédures et les délais sont propres à chaque fédération. Une remise de prix supérieure à 3 000 € (en nature ou en argent) requiert obligatoirement l’autorisation de la fédération délégataire.

Vous constituez un dossier de demande d’occupation temporaire de l’espace public et adressez une demande d’autorisation aux autorités compétentes via le formulaire cerfa 13391 03.

La demande d’autorisation doit mentionner l’identité et les coordonnées des organisateurs, le type de manifestation prévu (course à pied, cyclotourisme, roller skating…), le lieu, les dates et horaires, le nombre maximal de participants, et une estimation du nombre de spectateurs attendus.

Elle doit être accompagnée de certaines pièces :

• le plan détaillé des voies et parcours empruntés ;
• la nature de l’épreuve et les modalités d’organisation édictées par la fédération sportive délégataire, le règlement ;
• les dispositions prévues pour la sécurité et la protection des participants et des tiers ;
• une attestation d’assurance souscrite par l’organisateur qui couvre ainsi sa responsabilité civile, celle des participants et celle de toute personne prenant part à l’organisation ;
• l’avis de la fédération sportive délégataire concernée ou la preuve de l’envoi de la demande d’avis ;
• selon le contexte, une évaluation des incidences de la manifestation sur les sites Natura 2000.

Vous adressez le dossier :

• au préfet de chaque département traversé (préfet de police à Paris) si la manifestation se déroule dans moins de vingt départements ;
• aux préfets de département et au ministre de l’Intérieur, si elle se déroule dans au moins vingt départements : ministère de l’Intérieur - Direction de la modernisation et de l’action territoriale Sous-direction de la circulation et de la sécurité routières Bureau de la sécurité et de la réglementation routières - Place Beauvau - 75800 PARIS Cedex 08.

Le dossier doit être transmis au moins 3 mois avant la date de la manifestation si celle-ci se déroule dans plusieurs départements et au moins 2 mois avant si elle se déroule dans un seul département.

Vous encourez des sanctions pénales si vous organisez la manifestation sans déclaration ou autorisation.

S’il s’agit d’une manifestation sportive sans classement final des participants

Vous devez constituer un dossier de demande d’occupation temporaire de l’espace public et déclarer la manifestation à l’aide du formulaire cerfa 13447 03, si celle-ci :

• fixe des points de rassemblement et de contrôle pour les participants ;
• projette la circulation groupée, en un point déterminé de la voie publique d’au moins, 75 piétons, 50 cycles ou autres véhicules non motorisés, 25 chevaux ou autres animaux ;
• ne prévoit ni horaire fixé à l’avance ni classement des participants.

Vous complétez le formulaire avec l’identité et les coordonnées des organisateurs, le type de manifestation prévu (manifestation équestre ou pédestre), le lieu de l’organisation, les dates et horaires, le nombre maximal de participants, une estimation du nombre de spectateurs attendus, et le nombre de véhicules d’accompagnement.

Vous y joignez les modalités d’organisation, le programme et le règlement de la manifestation, les dispositions prises pour la sécurité des participants et des tiers, une attestation de police d’assurance souscrite par l’organisateur, le plan des voies empruntées, les points de rassemblement ou de contrôle, si l’itinéraire est imposé aux participants.

Vous adressez le dossier au préfet du département (préfet de police à Paris) si la manifestation se déroule dans un département, et au préfet de chaque département traversé si la manifestation se déroule dans plusieurs départements.

Le dossier doit être transmis au plus tard un mois avant la date de la manifestation et l’attestation d’assurance peut être présentée six jours francs au plus tard.

Vous encourez des sanctions pénales si vous organisez la manifestation sans déclaration ou autorisation.

Vous préparez une manifestation dans une enceinte sportive

L’enceinte doit-elle être homologuée ?

Le code du sport réglemente les enceintes sportives destinées à recevoir des manifestations sportives ouvertes au public en plus des dispositions applicables à tout établissement recevant du public (ERP).

Dès lors que la manifestation accueille plus de 500 spectateurs assis dans un équipement sportif couvert ou plus de 3 000 spectateurs dans un équipement sportif de plein air, l’équipement doit être homologué en qualité d’enceinte sportive.

C’est au propriétaire de demander l’homologation de l’enceinte sportive. L’homologation est prononcée par le préfet du département après avis de la commission consultative départementale de la sécurité et de l’accessibilité. Cette procédure atteste que les dispositions en matière de solidité des ouvrages, de sécurité des personnes et d’intervention des secours ont bien été prises avant l’ouverture au public.

Notez que dans les cas où l’homologation n’est pas requise, les contrôles techniques sont néanmoins obligatoires.

Quelles sont vos démarches ?

Vous devez vérifier que l’enceinte sportive accueillant la manifestation est soit homologuée, soit conforme aux normes en vigueur. Lorsque le nombre de participants dépasse 1 500 personnes, vous avez à effectuer une déclaration auprès du maire, au moins deux mois à l’avance.

Si la manifestation comprend des aménagements et installations spécifiques, ou si elle accueille du public dans des lieux ou locaux non prévus à cet effet ou dans des conditions inhabituelles, vous devez demander une autorisation à la commission consultative départementale de sécurité et d’accessibilité. Là aussi, un délai de 2 mois est requis.

Vous organisez une manifestation sportive à but lucratif de plus de 5 000 personnes sur un site

Le but lucratif suppose la recherche de bénéfices (vente de billets, droits de retransmission télévisée).

La manifestation à but lucratif regroupant plus de 1 500 personnes (public et personnel) sur un site doit être déclarée au maire entre un an et un mois avant l’événement.

Au plus tard un mois avant l’événement, le maire doit disposer d’un dossier précisant :

• le nom, prénom, qualité (dénomination et siège pour une personne morale) de l’organisateur ;
• la nature de l’événement ;
• la date, l’heure, le lieu ;
• la capacité d’accueil de l’installation (stade, salle) ;
• le nombre des spectateurs attendus ;
• le nombre de personnes concourant à l’organisation ;
• les mesures de sécurité prises (incendie, panique) et la date et l’avis de la dernière commission de sécurité ;
• La mise en place éventuelle d’un service d’ordre (nombre de personnes, encadrement, consignes…). Cette mesure n’est pas obligatoire, elle dépend des circonstances, des enjeux et des risques propres à la manifestation.

Si le maire estime insuffisantes les mesures de sécurité que vous avez prises, il peut vous imposer un service d’ordre ou le renforcement du dispositif prévu.

Vous organisez un grand rassemblement

Un grand rassemblement est une manifestation sportive, culturelle ou récréative, à but lucratif ou non, qui regroupe un grand nombre de personnes simultanément pour une durée déterminée, dans un lieu qui n’est pas destiné à cet usage. C’est pourquoi, il requiert un dispositif de sécurité spécifique.

Que le rassemblement compte 5 000 ou 30 000 personnes, le maire et le préfet doivent en être informés au moins deux mois avant la date prévue. Vous devez déposer, le plus tôt possible, un dossier de sécurité « grands rassemblements » à la mairie et à la préfecture.

Vous devez porter une attention particulière aux aspects de sécurisation et d’accessibilité du site, aux aspects routiers (circulation, stationnement, information des usagers de la route, accès des services de secours et des forces de l’ordre), aux aspects sanitaires, à la sécurité incendie, et aux aspects liés à la sécurité civile.

Le préfet veille à coordonner les moyens de secours et de sécurité avec les différents acteurs concernés. Il peut, si besoin, former un groupe d’études (SAMU, gendarmerie) chargé d’évaluer et éventuellement de modifier les mesures de sécurités que vous avez prévues. Il rend compte des risques encourus, des éléments favorables et défavorables du projet.

Le maire a le pouvoir d’interdire la manifestation s’il juge qu’elle peut nuire à l’ordre public.

Ne sont pas considérées comme de grands rassemblements les manifestations qui se déroulent dans un lieu (établissement recevant du public, enceinte sportive homologuée) prévu à cet effet et qui a fait l’objet d’un contrôle d’une commission de sécurité.

Vous planifiez une compétition donnant lieu à une remise de prix

Si la compétition est ouverte aux licenciés d’une discipline et si les prix représentent une valeur excédant 3 000 € en argent ou en nature, vous devez obtenir l’accord de la fédération et lui transmettre une demande d’agrément préalable à la fédération sportive délégataire concernée au moins trois mois avant l’épreuve. En l’absence de réponse dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande, l’autorisation est considérée comme accordée. Compte tenu des nombreux cas particuliers de réglementation, la fédération vous informe précisément des démarches à entreprendre.

Vous devez également effectuer une demande d’autorisation au préfet de département (préfet de police à Paris). Cette autorisation n’est accordée qu’aux associations de plus de six mois d’existence rattachées à la fédération sportive délégataire du sport concerné.

Vous organisez une manifestation aérienne

Il peut s’agir d’un lâcher de ballons ou de lanternes, de fêtes aériennes, d’un salon aéronautique comportant des présentations en vol, des compétitions ou des cascades aériennes, de baptêmes de l’air.

Vous devez consulter les services de l’Aviation civile qui attribuent des fréquences radio et prescrivent des mesures de sécurité adaptées à l’espace aérien, des consignes sur les trajectoires à emprunter. L’Aviation civile procède à un contrôle systématique des manifestations de grande importance et des contrôles aléatoires pour les autres manifestations.

Les manifestations aériennes sont qualifiées selon leur ampleur

Une manifestation de grande importance concerne :

• l’exécution répétée d’une présentation ou la présentation de plusieurs programmes d’avion de combat à réaction, de patrouille de voltige, d’aéronef de masse supérieure à 5,7 tonnes ;
• plus de quinze présentations en vol successives.

Une manifestation de moyenne importance ne répond pas aux caractéristiques de la manifestation de grande importance. Il s’agit d’une manifestation nécessitant une coordination entre l’organisateur et le directeur des vols ou les autorités préfectorales pour éviter tout risque d’interférence entre différents aéronefs ou différentes activités aéronautiques.

Une manifestation de faible importance ne répond à aucune caractéristique des manifestations de grande et moyenne importance.

Les manifestations aériennes rassemblant du public doivent faire l’objet d’une demande d’autorisation à la préfecture dans un délai de :

• 45 jours au plus tard avant la date de la manifestation ;
• 30 jours au plus tard si la manifestation comprend une seule activité de voltige ou de parachutage ;
• 20 jours au plus tard si la manifestation est de faible importance et ne comprend que des baptêmes de l’air.

Vous devez rédiger votre demande sur un imprimé type « Dossier de demande de manifestation aérienne » disponible en ligne sur le site des départements. Un modèle est consultable en bas de la démarche).

L’imprimé doit comporter les éléments suivants : les nom et prénom de l’organisateur, la date et les horaires, le lieu de la manifestation, le nom des responsables (directeurs de vols), le type d’activité, par exemple baptême de l’air, présentations en vol (avion, planeur, parachute, dirigeable, voltige), et le descriptif de la manifestation.

Il doit être accompagné de plusieurs documents :

• l’avis du maire de la commune ;
• l’autorisation du propriétaire sur lequel est organisée la manifestation ;
• le plan des lieux ;
• une attestation d’assurance de l’aéronef ;
• une assurance responsabilité civile au nom de l’organisateur pour les jours de la manifestation ;
• le certificat de navigabilité et d’immatriculation des aéronefs ;
• la licence de pilotage des pilotes ;
• l’annexe du dossier portant sur la sécurité ;
• la copie de l’attestation de dépôt du manuel d’activités particulières (MAP) ou de l’autorisation.

Si 2 000 personnes ou plus sont présentes simultanément

Vous devez contacter le maire et remplir conjointement un formulaire d’information. Le maire est chargé de le transmettre aux services chargés de la sécurité civile (en préfecture ou sous-préfecture) au plus tard deux semaines avant la date de la manifestation.

De votre côté, vous devez le transmettre aux services suivants : Police ou gendarmerie, SAMU, et au Service départemental d’incendie et des secours (SDIS)

Vous devez également faire parvenir une copie de la demande d’autorisation et du dossier au délégué régional de l’aviation civile, au maire de chaque commune concernée, et au directeur zonal de la police aux frontières (DZPAF).

Les dispositions concernant les sites Natura 2000 sont applicables aux manifestations aériennes.

Vous préparez une manifestation nautique en mer

Il s’agit d’une activité exercée dans les eaux maritimes ou qui ont un impact sur celles-ci. Ce peut être un concours de pêche, une fête de la mer, et une compétition de navires à voiles, de planche à voile, de natation, de kitesurf, de paddle.

Vous êtes responsable de la préparation, du déroulement, de la surveillance et de la sécurité de la manifestation.

À ce titre, vous devez :

• disposer de moyens nautiques et de communication adaptés ;
• respecter les règles techniques définies par la fédération délégataire ;
• veiller au respect de l’environnement ;
• prévoir une structure opérationnelle pour la durée de l’épreuve. Cette structure sera le correspondant permanent du centre régional opérationnel de surveillance et de sauvetage (CROSS) géographiquement compétent ;
• communiquer aux participants toutes les informations utiles à leur sécurité et celles relevant de la météo.

La manifestation doit faire l’objet d’une déclaration

La déclaration doit être transmise au moins quinze jours avant la date prévue :

• En métropole, au directeur départemental des territoires et de la mer ou au délégué à la mer et au littoral, géographiquement compétent ;
• Outre-mer, au directeur de la mer ou au directeur des territoires, de l’alimentation et de la mer.

Le délai est d’au moins deux mois pour les manifestations :

• qui nécessitent une autorisation, une dérogation aux règlements ou des mesures de police particulières ;
• susceptibles d’affecter un site Natura 2000 ou pour lesquelles une évaluation des incidences Natura 2000 est prescrite ;

Dans ces deux cas, la déclaration doit être accompagnée par l’étude d’incidences Natura 2000.

Le dossier de déclaration contient des informations sur l’organisateur, le déroulement de la manifestation, le parcours délimité, les embarcations, le nombre de participants, le type de navigation (en équipage, en solitaire), les moyens de surveillance et de sécurité, de liaison avec le CROSS, et une évaluation des incidences environnementales.

Vous devez également attester d’une assurance et du respect des règles de la fédération sportive délégataire.

L’autorité compétente qui instruit la déclaration peut édicter des prescriptions particulières dans l’accusé de réception. Elle peut aussi interdire ou suspendre le déroulement d’une manifestation nautique lorsque celle-ci peut nuire à la sécurité des personnes et à l’environnement.

Les coordonnées des directions départementales des Territoires et de la Mer (DDTM) et des délégations à la Mer et au Littoral (DML) peuvent être consultées sur les sites des départements.

Conseils, recommandations

De nombreuses autres disciplines peuvent faire l’objet de manifestations sportives. Vous pouvez constater que les dispositions légales et réglementaires sont multiples et que votre qualité d’organisateur engage votre responsabilité.

Aussi, quelle que soit la manifestation sportive que vous comptez organiser rapprochez-vous de la fédération sportive délégataire de la discipline concernée afin d’identifier les règles techniques à prendre en compte, les agréments à obtenir. En effet, de nombreux cas particuliers existent.

Renseignez-vous auprès des mairies et des préfectures sur les déclarations ou demandes d’autorisation à transmettre, sur les dispositifs de sécurité et de secours à prévoir.

Préparez l’événement suffisamment tôt pour vous conformer aux délais exigés.

Les documents nécessaires

• Cerfa 13389 03 Demande d'homologation d'un circuit
• Cerfa 13390 03 Déclaration ou demande d'autorisation pour l'organisation d'un événement motorisé
• Cerfa 13391 03 Autorisation d'organisation d'une manifestation sportive non motorisée sur une voie publique
• Cerfa 13447 03 Déclaration d'une manifestation sportive non motorisée sur une voie publique sans classement final des participants
• Dossier de demande de manifestation aérienne
• Formulaire d’évaluation simplifiée des incidences au titre de Natura 2000