Copropriété : notifications et mises en demeure par recommandé électronique
Chaque année, des millions de convocations sont envoyées par les syndics de copropriété. Cette démarche coûteuse peut être facilitée par l’envoi d’une lettre recommandée électronique. Les règles encadrant ce dispositif ont évolué depuis le 1er janvier 2019.
Les conditions de validité d’une lettre recommandée électronique
En copropriété, certains actes sont adressés aux copropriétaires par lettre recommandée avec accusé de réception. Depuis le 24 octobre 2014, conformément à la loi ALUR, la voie électronique peut être privilégiée pour l’envoi des notifications et mises en demeure. Cette mesure vise à faciliter la communication en copropriété et à abaisser le coût engendré par l’envoi postal.
Une lettre recommandée atteste qu’un destinataire identifié a bien reçu un courrier de la part d’un expéditeur à une date donnée. Ces trois paramètres doivent également être validés dans le cadre de l’envoi d’une lettre recommandée électronique. Le décret du 9 mai 2018 précise que les identités de l’expéditeur et du destinataire doivent être vérifiées par un prestataire de services via un certificat de signature électronique ou un cachet électronique qualifié.
Il est important de noter que le syndic ne peut en aucun cas obliger les copropriétaires à recevoir les notifications par voie électronique.
Enfin, la date d’émission d’un courrier électronique est facilement vérifiable et précise évitant ainsi d’éventuelles confusions concernant les délais.
La procédure à suivre pour l’envoi d’un recommandé électronique
La procédure prévue pour l’envoi d’un recommandé électronique est précisée par le décret du 9 mai 2018. Une fois les identités du destinataire et de l’expéditeur vérifiées, ce dernier pourra envoyer son document électronique via le prestataire choisi. Il recevra en contrepartie une preuve de dépôt électronique.
Le prestataire informe le destinataire qu’un courrier électronique lui est destiné et qu’il dispose d’un délai de 15 jours à partir de son envoi pour accepter ou non sa réception. En cas d’acceptation, le prestataire procède à sa transmission et conserve une preuve de la réception par le destinataire. En cas de refus ou de non-réclamation, le prestataire met à disposition de l’expéditeur une preuve de cette action. Ces preuves de réception et de refus sont conservées par le prestataire pour une durée qui ne peut être inférieure à un an.
Ces nouvelles dispositions sont entrées en vigueur depuis le 1er janvier 2019 et viennent abroger le décret du 2 février 2011.
