Obtenir des documents administratifs : documents accessibles, demande et décision de l'administration

En France, il est tout à fait possible de demander des documents administratifs. Si certains sont faciles à obtenir, d’autres font l’objet de contreparties financières ou de refus de communication. Quels documents sont communicables ? Comment les obtenir et que faire en cas de refus de votre demande ? Tour d’horizon du sujet.

Qu’est-ce qu’un document administratif ?

Un document administratif est un document concernant une personne, un groupe de personne, une décision, etc., étant délivré par 2 types d’organismes :

• l’administration (établissements publics, services de l’État, collectivité territoriale)
• les organismes privés chargés d’une mission de service public (Pôle emploi, service de HLM, Caisse de sécurité sociale, etc.)

Les documents administratifs peuvent être de plusieurs natures :

• Documents écrits (dossier, rapport, compte rendu, statistiques, circulaires, avis, décisions, etc.)
• Documents sonores (enregistrements)
• Films et vidéos

Les documents émanant des tribunaux (jugement, décision d’ordre judiciaire ou administratif, etc.), ainsi que les documents privés (acte notarié, etc.), ne sont pas des documents administratifs. Au même titre, les documents émanant de l’Assemblée nationale ou du Sénat bénéficient d’une exception. Ils ne sont pas considérés comme des documents administratifs et ne sont pas soumis à la Commission d’accès aux documents administratifs (CADA).

Les documents administratifs communicables

Afin d’aider les citoyens à connaître les documents mis à leur disposition, la CADA a mis en place un simulateur, permettant de savoir en temps réel si le document souhaité peut être communiqué.

Documents communicables

Seuls les documents administratifs finalisés peuvent être transmis.

Des documents préparatoires à une décision

Ils sont disponibles, mais uniquement après que la décision ait été prise. Une exception existe concernant les documents liés à l’environnement. Ceux-ci doivent être communiqués sans attente de décision finale.

Les archives publiques

Toute personne souhaitant consulter les archives publiques peut le faire en intégralité à tout moment. La seule exception concerne les documents couvrant un secret protégé. Ceux-ci restent privés entre 25 et 100 ans. À titre d’exemple, les registres de naissance et de mariage ne sont consultables qu’au bout de 75 ans.

Documents à accès restreint

Quelques documents administratifs relèvent du privé. Ceci est le cas lorsque ladite personne est nommée ou désignée sur le support. À ce titre, seuls cette personne ou un individu mandaté (avocat, notaire) peuvent en obtenir l’accès. Une tierce personne peut aussi y avoir accès si les mentions personnelles y sont masquées. Ceci est valable pour :

• un document pouvant porter préjudice à la vie privée ou portant atteinte au secret médical

• un document portant appréciation sur une personne

• un document mentionnant un comportement pouvant être préjudiciable à une personne

En cas de divulgation par le biais d’un algorithme, l’intéressé doit en être informé.

Documents non communicables

Certains documents comportant des mentions sensibles ne peuvent pas être communiqués. Cela s’applique notamment aux :

• avis du Conseil d’État et des juridictions administratives
• documents d’une juridiction financière (Cour des comptes, etc.)
• documents d’instruction du Défenseur des droits
• documents pouvant porter atteinte aux secrets de délibérations du gouvernement, de la défense nationale, de la politique extérieure, de la sûreté de l’État, de la sécurité publique, etc.

Toutefois, il est possible d’accéder partiellement à certaines informations si les mentions sensibles peuvent être cachées ou isolées du document.

Comment demander l’accès à un document administratif ?

Afin de consulter un document administratif, tout citoyen français doit en faire la demande auprès de l’administration ou de l’organisme concerné. Même s’il est possible d’en faire la demande orale, la voie écrite est préférable surtout en cas de refus. À ce titre, un courrier ou un mail sont à privilégier.

Sur ladite demande, le ou les documents souhaité(s) doivent être précisément mentionnés, afin que l’administration puisse traiter la demande rapidement. Aucune justification motivant la demande n’est nécessaire.

Bon à savoir : dans certaines administrations, une personne est désignée à l’accès des documents administratifs (PRADA). Ses coordonnées sont généralement communiquées sur le site internet de l’organisme. Son rôle est de traiter les demandes et de veiller à l’envoi des documents demandés.

Attention, en cas de demandes abusives, tant en nombre qu’en termes de répétitions systématiques, l’administration n’est pas tenue de fournir les documents concernés.

L’administration acquiesce la demande

Dans le cas où l’administration valide la demande, elle dispose d’un mois pour communiquer le document souhaité. Si le document est volumineux ou que la demande porte sur plusieurs documents, l’organisme peut proposer une consultation gratuite sur place, sauf si la préservation du document ne le permet pas. À l’issue de la consultation sur place, il est possible de demander des photocopies des pages nécessaires.

Dans le cadre de documents volumineux ou nombreux, l’administration peut étaler dans le temps l’accès à l’information demandée.

Comme la loi l’indique, le principe du silence valant acceptation s’applique dès 2 mois de silence de la part de l’administration.

Gratuit ? Payant ? Sous quelle forme obtenir le document ?

Il est possible de demander la reproduction d’un document sur papier ou sur n’importe quel support électronique (clé USB, CD-ROM, disque dur…). Dans ce cas, celle-ci ne doit pas nuire à sa conservation et le support électronique doit être compatible avec celui utilisé par l’administration.

La transmission peut être payante, mais son prix est soumis à un barème spécifique.

• Les photocopies en noir et blanc sur format A4 ne peuvent excéder 0,18 centime d’euros la page.
• Les retranscriptions sur CD-ROM sont plafonnées à 2,75 centimes d’euros.
• Pour les transmissions électroniques, celles-ci sont possibles gratuitement si le document demandé n’est pas trop volumineux.

Enfin, il est possible d’obtenir la consultation gratuite d’un document en ligne. Celui-ci doit être mis à la disposition de tous ou de la personne concernée sous un format ouvert, facilement exploitable et réutilisable au besoin.

Que faire si l’administration refuse de délivrer un document ?

L’administration peut parfois refuser l’accès à un document. Ce refus peut être explicitement communiqué ou faire l’objet d’une absence de réponse dans le mois suivant la réception de la demande. Le délai de refus est ramené à 8 jours pour toute demande de dossier médical détenu par un établissement public depuis moins de 5 ans et de 2 mois s’il est plus ancien.

Le demandeur peut saisir la CADA. La saisine s’effectue dans les 2 mois suivant la notification de la décision écrite ou du refus tacite de l’établissement par :

• un formulaire en ligne
• par un courrier à CADA — TSA 50730 — 75334 PARIS CEDEX 07
• par mail à [email protected]

Tout demandeur doit décliner son identité, son adresse, l’objet de sa demande et joindre la décision de refus ou le courrier étant resté sans réponse. Une fois la demande transmise, la CADA adresse un accusé de réception.

Quelle que soit la décision de la CADA, celle-ci n’est pas en mesure de transmettre un quelconque document, c’est à l’administration concernée de le faire.

Décision de la CADA

À son tour, la CADA dispose de 1 mois à partir de l’enregistrement de la demande pour communiquer ou pas le document souhaité. Ne s’agissant pas d’une juridiction, son avis n’est pas contraignant.

Si la CADA donne un avis favorable, l’administration concernée se doit de lui communiquer la réponse qu’elle compte faire au demandeur.

Même dans le cas où l’avis de la CADA est favorable, l’administration peut maintenir son refus. Cela se manifeste généralement par un silence de sa part durant les 2 mois suivant la demande effectuée à la CADA. Un recours auprès du juge administratif est tout de même possible.

Recours contentieux

En cas de refus de la CADA et/ou de l’administration, il est possible de saisir le juge administratif dans les 2 mois suivant la décision de refus ou dans les 2 mois à partir de l’enregistrement de la demande auprès de la CADA.

Concrètement, pour une demande à la CADA au 1^er mars, pour laquelle un refus a été avéré au 1^er mai, le demandeur a jusqu’au 1^er juillet pour lancer un recours contentieux auprès du tribunal ou au siège de l’administration.

À ce titre, le juge peut demander à l’administration de lui transmettre tous les documents nécessaires dans le cadre de l’affaire, y compris le(s) document(s) refusé(s). S’il estime la décision de l’administration illégale, il peut alors l’annuler et, à votre demande, exiger sa communication. Celle-ci se réalise parfois sous astreinte avec pénalités de retard.

Dans le cas où la décision du juge reste défavorable, elle reste contestable auprès du Conseil d’État.