Entreprise : tout savoir sur les notes de frais

Vos missions professionnelles peuvent nécessiter des dépenses remboursables par votre employeur sur présentation d’une note de frais.

Les notes de frais, deuxième poste de dépenses après les salaires, répondent à des modalités d’établissement qui peuvent varier d’un employeur à l’autre, mais leur contenu est règlementé pour permettre à l’administration de procéder à d’éventuels contrôles.

Une note de frais, pour quelle dépense ?

Pour être prise en charge par votre employeur, la dépense doit être :

• engagée dans le cadre de la mission professionnelle ;
• raisonnable et ne pas constituer une forme de rémunération cachée ;
• justifiée par une facture ou une note.

Par contre, tous les frais professionnels sont à la charge de votre employeur, il ne peut se libérer de cette obligation par des clauses écrites dans votre contrat de travail. Celles-ci n’auraient aucune portée.

Quelle que soit votre position dans l’entreprise (ouvrier, employé de bureau, cadre ou dirigeant), du moment que vous engagez vos deniers personnels pour une dépense professionnelle, elle est remboursable, même dans une structure associative où vous occupez un poste de bénévole.

Les dépenses communément remboursées en milieu professionnel correspondent aux frais de :

• restauration ;
• hébergement (si + de 50 km du domicile ou 1h30 de transport) ;
• déplacement (essence ou indemnités kilométriques, péage) ;
• transports publics ;
• équipement ou abonnement aux outils de communication ;
• achats divers, notamment pour permettre le télétravail.

Veillez à bien conserver tous vos justificatifs de dépense, en les annotant si nécessaire, pour permettre de reporter le motif sur la note de frais à établir.

Comment faire votre note de frais ?

Au sein des entreprises, l’organisation des remboursements de frais professionnels prend différentes formes :

• tableau papier ;
• tableau Excel ;
• logiciel spécifique.

Quels que soient la forme retenue et le mode opératoire, ils doivent être clairement exposés aux employés par une note interne, une fiche procédure ou tout mode de communication garanti.

À noter qu’Excel met à disposition des entreprises qui entament leur dématérialisation des modèles de tableaux de note de frais.

Attention, l’employeur peut imposer un délai maximum pour la remise des notes de frais correspondant à vos dépenses. Une fois vos justificatifs en main, il est conseillé de compléter sans attendre le formulaire dédié :

• identité du demandeur sur la note de frais ;
• identité de l’entreprise sur les justificatifs ;
• date ;
• description des frais ;
• montant HT, TVA et TTC ;
• affaire ou la mission concernée ;
• nom du client ;
• nom du fournisseur ;
• étapes pour les indemnités kilométriques ;
• et tout autre élément utile à la gestion comptable des notes.

La note de frais peut être établie sur votre lieu de travail.

Vous conservez une copie du dossier constitué (note et justificatifs), le service comptable récupère l’original.

Archivage des notes de frais

Pour les entreprises qui fonctionnent sur un dispositif papier, la question ne se pose pas. Les notes et annexes justificatives sont à conserver 10 ans.

Mais pour celles qui dématérialisent, la question s’est longtemps posée de la conservation ou non de la version papier après sa numérisation.

Depuis le décret du 23 mai 2019, il est possible de ne pas conserver les justificatifs papier sous réserve d’une numérisation et d’un stockage sécurisés.

Toutefois, pour éviter toutes pénalisations en cas de contrôle de l’administration mettant en évidence une faille dans la solution d’archivage, nombre d’entreprises continuent à conserver leurs originaux en version papier.

Contexte fiscal et social des notes de frais

Pour les entreprises, il est tentant de favoriser une partie de la rémunération des employés sous forme de notes de frais pour les raisons suivantes :

• elles sont déductibles du chiffre d’affaires à déclarer ;
• elles sont exonérées de charges sociales ;
• elles sont, selon les cas, à TVA récupérable.

Globalement la TVA n’est pas récupérable sur les déplacements, mais elle l’est sur les frais de repas.

Outre le contrôle des justificatifs, l’Urssaf veille à la pertinence des dépenses enregistrées au regard de l’objet des missions et à l’absence de comportement frauduleux visant à réduire les contributions obligatoires des entreprises.

La majorité des redressements fiscaux porte sur les notes de frais et leur manque de sincérité sur le plan comptable, ce qui entraîne :

• le paiement des charges sociales dut sur les montants pour l’entreprise ;
• la requalification des remboursements en avantages en nature pour l’employé.

Lorsque les montants remboursés au titre de la note de frais sont pleinement justifiés, ils ne sont pas soumis à l’imposition sur le revenu pour l’intéressé.

L’alternative du remboursement au forfait

Salarié et employeur investissent une partie de leur temps dans la collecte des justificatifs, l’établissement des notes de frais, leur liquidation, leur intégration comptable et leur archivage.

Pour pallier cette perte de temps, l’employeur peut prévoir dans votre contrat de travail une indemnisation forfaitaire de vos dépenses professionnelles selon un barème de l’Urssaf.

Pour vous, fini la corvée administrative, un montant forfaitaire est versé chaque mois sur votre fiche de paye. En cas d’aléa nécessitant des dépenses au-delà du forfait, vous ne serez pas remboursé. Il faut donc étudier le contexte de vos dépenses, le coût diffère entre un repas à Paris ou à Toulouse !

Pour l’entreprise, c’est l’opportunité de stabiliser ce coût et de faciliter la maîtrise des dépenses prévisionnelles, même si le forfait peut s’avérer supérieur aux dépenses réellement engagées par le salarié.