Réaliser un changement d'adresse sur un Kbis : comment faire ?

Quand vous créez une entreprise, peu importe sa forme juridique, vous devez déclarer une adresse pour son siège social. Cette adresse peut différer de l’adresse personnelle du dirigeant, mais elle figure sur le Kbis et doit être mise à jour en cas de modifications. Qu’est-ce qu’un Kbis, à quoi sert-il ? Comment choisir l’adresse de son entreprise ? Comment mettre à jour les informations de son entreprise sur son Kbis ? Dans cet article, découvrez comment réaliser un changement d’adresse sur un Kbis.

Qu’est-ce qu’un Kbis et à quoi sert-il ?

Le Kbis est un document obligatoire, considéré comme la carte d’identité d’une société. Il atteste de l’existence légale et juridique de celle-ci en confirmant son inscription au RCS (Registre du commerce et des sociétés).

Quand vous créez une entreprise, vous devez fournir un certain nombre d’informations légales : la dénomination sociale, le secteur d’activité, le nom du ou des dirigeants, l’adresse du siège, le capital. Ces informations sont obligatoires et figurent sur le Kbis (appelé aussi extrait Kbis), peu importe la forme juridique de l’entreprise (SAS, SARL, EIRL, EI, ou même la microentreprise).

Un extrait de Kbis vous est demandé pour effectuer un certain nombre de démarches administratives, par exemple pour l’ouverture d’un compte bancaire professionnel, la signature d’un devis, ou encore l’achat de matériel professionnel.

Quelle adresse choisir pour mon entreprise ?

Une des informations qui doit obligatoirement apparaître sur votre Kbis est l’adresse du siège social de votre entreprise. Que vous soyez seul ou qu’il y ait plusieurs dirigeants, vous devez choisir une adresse à laquelle domicilier votre entreprise ; tous les documents légaux y seront envoyés. Cette adresse peut être celle de votre domicile personnel, de vos bureaux physiques, ou même d’une simple boîte aux lettres qui appartient à une société de domiciliation. Il est important de bien les différencier.

L’adresse de votre société est essentielle, car elle justifie de l’existence légale de celle-ci. Elle apparaît sur tous les documents officiels, elle détermine la nationalité de votre entreprise, sa fiscalité et également le tribunal duquel vous dépendez.

Pourquoi mettre à jour l’adresse de son entreprise sur son Kbis ?

Comme évoqué ci-dessus, l’adresse de l’entreprise est une donnée importante qui doit être tenue à jour. L’extrait de Kbis est demandé dans de nombreux cas. Légalement, tout changement effectué dans les informations légales de votre entreprise doit être signalé sous un délai d’un mois. Passé ce délai, vous risquez d’être rappelé à l’ordre voire d’être sanctionné.

C’est le greffier du tribunal de commerce auquel l’entreprise est rattachée qui a pour rôle de vérifier de manière régulière les déclarations faites, et de mettre à jour les extraits Kbis.

Il existe différents moyens d’obtenir le Kbis d’une société, et tout le monde peut en faire la demande et l’obtenir gratuitement en quelques clics. C’est pourquoi il est essentiel que les informations contenues dans l’extrait Kbis soient à jour et reflètent l’état réel de la société à un instant T.

Comment modifier l’adresse de son entreprise sur son Kbis ?

La modification de l’adresse qui figure sur le Kbis d’une entreprise n’est pas une démarche anodine. Aux yeux de l’administration, c’est considéré comme un véritable déménagement du siège social, et cette modification va figurer sur les nouveaux statuts de la société. C’est pourquoi il est important d’effectuer le changement en déclarant la nouvelle adresse au plus vite.

Cela se fait en deux étapes : il faut d’abord enregistrer la modification dans les statuts légaux de l’entreprise, puis au sein du RCS (registre des commerces et des sociétés) qui édite le Kbis. Le processus peut être plus ou moins long en fonction de la forme juridique de l’entreprise, mais il y a dans tous les cas quelques étapes obligatoires à respecter.

Décider du transfert du siège social par vote

Comme la modification de l’adresse du siège social de l’entreprise entraîne une modification des statuts, cette décision est généralement soumise à un vote. Les dirigeants ou associés se réunissent pour décider ou non de la modification des statuts légaux de la société.

La plupart du temps, les associés convoquent une Assemblée Générale Extraordinaire (AGE) pour procéder à ce vote, en fonction des modalités prévues dans les statuts. À l’issue de cette AGE, un procès-verbal est produit et signé pour attester de la décision prise.

Publier la décision de changement d’adresse par annonce légale

Une fois que la décision de transférer l’adresse du siège social est prise, elle doit être publiée dans un journal d’annonces légales (JAL). Cette étape est obligatoire et doit être effectuée dans le mois qui suit la signature du procès-verbal.

Il existe alors deux cas de figure :

• Si le tribunal auquel votre entreprise est rattachée ne change pas, il vous suffit de publier votre annonce légale dans le JAL compétent.
• Si le changement d’adresse entraîne aussi un changement de tribunal référent, il vous faudra également publier une seconde annonce légale dans le JAL rattaché à la nouvelle adresse.

Enregistrer le changement d’adresse auprès du greffe

Lorsque votre annonce légale paraît dans le journal d’annonces légales rattaché à votre nouvelle adresse, vous devez confirmer votre demande en l’enregistrant auprès du greffe du tribunal de commerce dont votre nouveau siège social dépend.

Pour cela, il est nécessaire de déposer un dossier complet comprenant notamment :

• le procès-verbal issu de l’AGE, qui notifie la décision du transfert d’adresse ;
• une copie des nouveaux statuts de l’entreprise ;
• un justificatif de domicile de la nouvelle adresse ;
• l’annonce parue dans le journal d’annonces légales ;
• le formulaire correspondant à la déclaration de modification d’entreprise.

Envoyer le formulaire pour le changement de Kbis

En fonction de la forme juridique de votre société, vous avez différents choix de formulaire cerfa à envoyer.

Si vous êtes gérant d’une SARL ou d’une EURL, c’est le formulaire cerfa 14580*04 qu’il vous faudra remplir, signer et envoyer aux greffes du tribunal de commerce.

Si vous dirigez une SASU, une SAS, une SCI ou un autre type de société individuelle, c’est le formulaire cerfa 11683*03 qu’il faudra envoyer de la même manière.

Une fois le dossier rempli et déposé, c’est le Registre du commerce et des sociétés (RCS) qui procède à la mise à jour de votre extrait Kbis.

À noter : il faut bien distinguer le changement d’adresse du siège social du changement de l’adresse personnelle du dirigeant. Dans le second cas, la démarche à suivre est beaucoup plus simple, car elle ne nécessite pas de modification des statuts de l’entreprise.