Comment se déroule un contrôle avec un inspecteur de l'Urssaf ?
Toute personne morale ou physique (entreprise, particulier employeur, travailleur indépendant, association, etc.) soumise à des cotisations ou à des déclarations sociales peut faire l’objet, à tout moment, d’un contrôle Urssaf. Le principe du contrôle est de vérifier la bonne application et le respect des législations en matière de sécurité sociale et d’assurance chômage. Comme la collecte des cotisations de sécurité sociale et des contributions d’assurance chômage est basée sur un système déclaratif, le contrôle permet de s’assurer de l’exactitude des déclarations. Il contribue aussi à relever les infractions relatives à l’emploi salarié et, notamment, à la dissimulation d’activité.
Le contrôle peut être opéré sur place (dans les locaux de votre entreprise) ou sur pièces (dans les locaux de l’organisme de recouvrement). Les agents chargés du contrôle (« inspecteurs du recouvrement » pour les contrôles sur place ou « contrôleurs du recouvrement » pour les contrôles sur pièces) sont liés par le secret professionnel après avoir prêté serment devant le tribunal d’instance.
Le contrôle sur place de l’Urssaf
Le contrôle se déroule sur les lieux de votre activité professionnelle (ou chez votre expert-comptable, avec votre accord). Tous les documents et supports doivent donc pouvoir y être consultés par l’inspecteur.
L’avis de contrôle
Un avis de contrôle vous est adressé au minimum 15 jours avant la date de la première visite de l’inspecteur. Y figurent, la date et l’heure de la première visite, le nom du ou des inspecteurs chargés du contrôle, la liste des documents à préparer et l’adresse électronique à laquelle vous pouvez prendre connaissance de la « Charte du cotisant contrôlé ».
Notez que si le contrôle porte sur la recherche de travail dissimulé, aucun avis n’est envoyé.
Dès la réception de l’avis de contrôle, vous devez vous préparer : réunir les documents demandés et choisir le « conseil » qui vous assistera durant le contrôle. Le conseil peut être votre expert-comptable qui vous secondera ou que vous mandaterez pour apporter à l’inspecteur toutes les explications nécessaires.
Il vous est possible, en cas d’empêchement, de convenir d’un autre rendez-vous avec l’inspecteur.
Notez qu’à la réception d’un avis de contrôle, vous ne pouvez plus recourir à une procédure de rescrit social auprès de votre Urssaf. Le rescrit social permet au cotisant de charges sociales d’interroger les organismes de recouvrement sur les points de législation appliqués dans sa situation.
La décision qui est rendue est opposable à d’éventuels redressements ou régularisations futurs.
Qui sont les interlocuteurs de l’inspecteur ?
Le chef d’entreprise et son conseil sont les principaux interlocuteurs de l’inspecteur au cours du contrôle. Mais ce dernier est également autorisé à interroger les salariés dans les locaux de l’entreprise.
S’il est redevable de cotisations sur les salaires qu’il paie, le comité d’entreprise peut être soumis à un contrôle de l’Urssaf. Notez cependant que c’est le chef d’entreprise qui est contrôlé sur les cotisations relatives aux avantages versés aux salariés.
La période sur laquelle porte le contrôle
Les cotisations et contributions sociales se prescrivent par 3 ans à compter de l’expiration de l’année civile au titre de laquelle elles sont dues. Aussi, un contrôle effectué en 2017 porte-t-il sur les années 2016, 2015 et 2014.
Pour les travailleurs indépendants, la période commence à partir du 30 juin de l’année qui suit l’année au titre de laquelle les cotisations et contributions sociales sont dues. Ainsi, un contrôle réalisé avant le 30 juin 2017 porte sur les années 2015, 2014 et 2013. Mais si le contrôle commence après le 30 juin 2017, il concerne les exercices 2016, 2015 et 2014.
Si l’inspecteur détecte une infraction de travail illégal, le délai de prescription est repoussé à 5 ans.
La durée du contrôle
Pour une entreprise de moins de 20 salariés, la durée du contrôle ne peut excéder 3 mois entre la première visite de l’inspecteur et la date de la lettre d’observation. La période peut toutefois être prolongée une fois si l’entreprise ou l’Urssaf en fait la demande.
Cette limitation ne s’applique pas aux entreprises de plus de 20 salariés. Et, en situation de travail dissimulé, d’obstacle au contrôle, d’abus de droits, de comptabilité insuffisante ou de documents inexploitables, la durée du contrôle n’est pas non plus limitée.
La durée du contrôle peut aller jusqu’à 9 mois sur 3 années pour certaines entreprises des régions Hauts-de-France et Auvergne-Rhône-Alpes.
Le déroulement du contrôle
Le contrôle s’appuie sur vos échanges avec l’inspecteur complété par les documents qu’il étudie. L’inspecteur s’assure en effet que les cotisations et contributions ont été réglées conformément aux obligations légales, dans les délais autorisés.
Sachez qu’il n’existe pas de liste officielle de documents à fournir. Toutefois, certains d’entre eux sont couramment contrôlés.
- Les documents sociaux : déclaration sociale nominative, bulletins et livres de paie, bordereaux de cotisations, déclaration de régularisation annuelle, dossiers du personnel, contrat de travail, convention collective, etc.
- Les documents comptables : bilans, grands livres comptables, balances comptables, etc.
- Les documents fiscaux : avis d’imposition, liasses fiscales, etc.
- Les documents juridiques : statuts de la société, transactions, jugements de conseils de prudhommes, etc.
- Les factures des sous-traitants et honoraires, les factures émises, les justificatifs de frais professionnels, certificat d’immatriculation des véhicules, etc.
L’inspecteur peut exiger tous les documents nécessaires au contrôle et peut même demander à ce qu’ils soient classés dans un certain ordre. Il peut aussi demander à vos salariés leur nom et adresse, la nature de leurs activités, le montant de leur rémunération et les avantages en nature qui leur sont accordés.
Il est courant que parmi les erreurs recherchées figurent :
- les frais professionnels
- les avantages en nature
- les exonérations et les allègements de cotisations
Pour procéder à des opérations de contrôle sur des documents dématérialisés, l’inspecteur doit, au préalable, vous en informer par écrit. Si vous vous y opposez, vous devez le lui signifier dans les quinze jours suivant la date de réception de sa demande. Dans ce cas, soit vous lui communiquez les copies des documents sur des fichiers informatiques normés, soit vous réalisez vous-même les traitements automatisés selon les instructions définies par l’inspecteur.
Afin de réduire le nombre de pièces justificatives à contrôler, l’inspecteur peut, si vous êtes d’accord et selon certaines règles, opérer ses vérifications par échantillonnage et extrapolation. De cette manière, la présence ou l’absence d’anomalie constatée sur un échantillon est transposée à l’ensemble des documents d’où provient l’échantillon. Si vous refusez cette méthode, vous êtes tenu d’en informer l’agent de contrôle par écrit.
Le contrôle sur pièces de l’Urssaf
Depuis janvier 2017, la procédure de contrôle sur pièces s’adresse aux travailleurs indépendants et entreprises de moins de onze salariés. Elle ne requiert ni votre présence ni celle de votre représentant.
L’avis de contrôle
L’avis de contrôle contient la liste des documents et supports d’informations qui seront vérifiés et indique la date limite de leur transmission. Comme pour la procédure de contrôle sur place, vous ne pouvez plus recourir au rescrit social dès la réception de cet avis.
La période sur laquelle porte le contrôle
La période sur laquelle porte le contrôle est identique à celle du contrôle sur place.
La durée du contrôle
La durée du contrôle ne peut excéder 3 mois sur une période de 3 années consécutives (ou 9 mois sur 3 années pour certaines entreprises des régions Hauts-de-France et Auvergne-Rhône-Alpes à titre expérimental).
Toutefois, le service en charge des vérifications peut s’affranchir de ce délai s’il trouve des éléments tangibles de disconcordance ou d’abus règlementaire.
Le déroulement du contrôle
La procédure de contrôle se déroule dans les locaux de l’Urssaf à partir des informations à sa disposition complétées de celles qu’elle réclame : documents sociaux, juridiques, comptables, fiscaux, etc. Les échanges entre le contrôleur et vous sont opérés par écrit (courriels, lettres) ou par téléphone. Des informations complémentaires peuvent vous être demandées au cours de la période de contrôle.
Le contrôle sur pièces peut se muer en contrôle sur place lorsque le contrôleur considère que des recherches approfondies doivent être menées. Un courrier vous est alors adressé afin de vous informer de la date de son passage.
L’obstacle à contrôle
Vous avez l’obligation de recevoir les inspecteurs, de répondre à leurs demandes et de leur transmettre tout document utile ; aussi, tout obstacle aux opérations de contrôle vous expose à une pénalité financière prononcée par l’organisme de recouvrement. Son montant diffère selon la catégorie du cotisant (particulier-employeur, travailleur indépendant, etc.).
La fixation forfaitaire des cotisations
L’agent de contrôle peut fixer, de manière forfaitaire, le montant de l’assiette de vos cotisations et contributions sociales si votre comptabilité est insuffisante pour déterminer précisément le montant de vos revenus ou les rémunérations de vos salariés ; si vous ne fournissez pas les documents et justificatifs nécessaires au contrôle ; et si les documents présentés ne sont pas exploitables.
Les suites du contrôle
La lettre d’observations
L’agent de contrôle vous transmet ses conclusions par une lettre d’observations. Celle-ci détaille l’objet du contrôle, les documents consultés, la période vérifiée, la date de la fin du contrôle.
Il peut s’agir d’une demande de régularisation de cotisations en votre faveur, d’un redressement ou d’observations pour l’avenir. La lettre peut aussi vous notifier que vous appliquez correctement les législations.
Lorsque la lettre mentionne une régularisation, le mode de calcul, le montant des assiettes et les éventuelles pénalités doivent être précisées.
Vous disposez de 30 jours pour faire part de vos remarques.
La période contradictoire
Durant cette période de 30 jours, vous pouvez échanger avec l’agent de contrôle au sujet de ses observations. Vous avez la possibilité de vous faire aider du conseil de votre choix (expert-comptable ou autre) et de proposer des ajouts à la liste des documents consultés.
Si vous contestez ses conclusions, faites-le lui savoir par lettre recommandée avec accusé de réception. L’agent de contrôle est alors tenu de vous répondre par écrit et d’expliquer, de manière précise, le motif de la régularisation que vous contestez. Ses conclusions pourront être maintenues (en totalité, partiellement) ou annulées.
À l’issue de cette période, l’organisme de recouvrement vous informe de sa décision. Il peut s’agir d’observations (sans régularisation) que vous êtes tenu de respecter à l’avenir. Si le contrôle fait apparaître un solde créditeur en votre faveur, l’Urssaf vous adresse une notification de crédit. Le remboursement intervient alors dans les 4 mois suivant la notification. En revanche, si vous êtes redevable de sommes à payer, vous recevez une mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception.
Les majorations de redressement
Le règlement des régularisations réclamées par l’Urssaf doit être effectué dans le mois suivant la réception de la mise en demeure.
Une majoration de 5 % est automatiquement appliquée au montant du redressement pour couvrir le retard de règlement révélé par le contrôle. De plus, à partir du 1er février suivant le contrôle, une majoration complémentaire de 0,2 % par mois de retard peut vous être imposée.
Notez qu’en l’absence de règlement, l’Urssaf peut vous délivrer une contrainte par lettre recommandée avec accusé de réception ou vous la signifier par voie d’huissier. Vous disposez alors de 15 jours pour contester cette décision devant le pôle social du TGI (tribunal de grande instance).
Si vous n’avez pas pris en compte les observations énoncées lors d’un précédent contrôle — et ce, même si ces observations n’ont pas fait l’objet d’un redressement —, vous êtes redevable, lors du contrôle suivant, d’une majoration de 10 % sur le montant du redressement découlant du manquement.
Le montant d’un redressement peut être majoré de 25 % dans le cas d’un constat de travail dissimulé, voire de 40 % si l’infraction est commise : en bande organisée, à l’égard de plusieurs personnes, à l’égard d’une personne dont la vulnérabilité ou l’état de dépendance sont apparents ou connus de l’auteur ou par l’emploi dissimulé d’un mineur soumis à l’obligation scolaire.
De manière générale, tout abus de droit entraîne une majoration de 20 % du redressement qui s’ensuit.
Les recours possibles contre les conclusions de l’Urssaf
Pour contester les conclusions de l’agent de contrôle (ses observations ou le redressement), vous pouvez saisir la commission de recours amiable (CRA) de l’Urssaf dans les 2 mois suivant la notification de la mise en demeure. Cette procédure est gratuite.
Si vous décidez de vous opposer à la décision émise par la CRA, vous devez alors saisir le pôle social du Tribunal de grande Instance dans les deux mois à compter de la réception de la décision. Au-delà, celle-ci sera appliquée.
