Employeurs : obligation d'effectuer la déclaration préalable à l'embauche DPAE
L’embauche d’un salarié est soumise à plusieurs formalités administratives obligatoires. Six d’entre elles sont accomplies dans le cadre de la DPAE (déclaration préalable à l’embauche). Dans cette démarche, nous vous informons sur l’intérêt de cette DPAE, les employeurs concernés, la procédure à suivre pour l’effectuer ainsi que sur les sanctions encourues en cas de non-respect de cette obligation.
La déclaration préalable à l’embauche : une mesure de simplification des obligations déclaratives
La DPAE est une procédure permettant à un employeur de déclarer l’embauche d’un salarié.
Puis, dans le cadre de cette même démarche, il réalise d’autres formalités obligatoires. En effet lors de cette déclaration, l’employeur procède aussi à la demande d’immatriculation de son salarié auprès d’un régime de sécurité sociale. La DPAE lui permet aussi de demander son affiliation auprès du régime d’assurance chômage et son adhésion à un service de santé au travail. Par la même occasion, il effectue une demande de visite médicale d’embauche pour son salarié. Enfin, cette procédure lui permet également de compléter et mettre à jour la liste de ses salariés en vue de la DADS (déclaration annuelle des données sociales).
Employeurs concernés par la DPAE
Tous les employeurs qui recourent aux services d’un salarié doivent procéder à la déclaration préalable à l’embauche, y compris les associations et les particuliers employeurs.
Pour les adhérents du chèque emploi associatif (CEA), du titre emploi simplifié agricole (TESA), du titre emploi service entreprise (TESE), du titre firme étrangère (TFE), du guichet unique spectacle occasionnel (Guso) et du chèque emploi service universel (CESU), la DPAE est intégrée au dispositif. Il n’est donc pas nécessaire de l’effectuer.
Procéder à la déclaration
La déclaration préalable à l’embauche s’effectue auprès des services de l’Urssaf dont dépend la structure d’accueil. Elle doit obligatoirement être adressée avant l’embauche et au plus tôt 8 jours avant.
La DPAE est à effectuer en ligne. L’employeur a la possibilité de remplir un formulaire sécurisé ou de transmettre un fichier issu de son logiciel de gestion de paie. Il lui sera demandé de communiquer un certain nombre d’informations parmi lesquelles : sa dénomination sociale, son code APE, son numéro SIRET et l’adresse de son entreprise, le service de santé au travail dont il dépend, l’identité et le numéro de sécurité sociale de son salarié ainsi que les informations relatives au contrat de travail.
Sanctions encourues en cas de DPAE non effectuée
L’employeur qui ne procèderait pas à la DPAE est passible de sanctions civiles, administratives et pénales. Il devra notamment régulariser sa situation auprès des services de l’Urssaf en procédant au paiement des cotisations de sécurité sociale non effectué. À cela s’ajoute une pénalité équivalente à 300 fois le taux horaire du minimum garanti (3,54 € en 2017).
Enfin, l’employeur qui n’effectue pas de DPAE commet un délit de travail dissimulé.
L’employeur en tant que personne physique, encourt jusqu’à 45 000 € d’amende et 3 ans de prison. L’employeur personne morale risque, quant à lui, jusqu’à 225 000 € et un placement sous surveillance judiciaire.
