L'entretien professionnel, un échange entre salarié et employeur

La réforme de la formation professionnelle a introduit en mars 2014 l’obligation, pour les entreprises, de proposer à ses salariés un nouveau type d’entretien : l’entretien professionnel. Celui-ci se substitue aux différents entretiens préexistants tels que le bilan d’étape professionnel, l’entretien de seconde partie de carrière et l’ensemble des entretiens intervenant après une suspension du contrat de travail (retour du congé maternité ou du congé parental d’éducation, entretien d’orientation professionnelle avant et après un congé de soutien familial, etc.).

Quel contenu pour quels enjeux ?

Dans les grandes lignes, l’entretien professionnel permet de croiser les besoins de l’entreprise et les souhaits ou possibilités de progression du salarié. Il conduit à identifier les actions et formations nécessaires à l’évolution professionnelle ou au maintien de l’employabilité du personnel.

Le potentiel et le parcours du salarié sont ainsi mis en perspective avec la stratégie de développement de l’entreprise, mais aussi avec le développement du secteur d’activité (innovations, réglementation, etc.) et l’impact sur l’évolution des métiers et des compétences qui s’y rattachent.

À cette occasion, l’employeur doit informer le salarié qu’il peut, s’il le souhaite, solliciter un conseil en évolution professionnelle (CEP). Ce dispositif gratuit assuré par des organismes habilités (Apec, Opacif, etc.) aide le salarié à faire le point sur sa situation professionnelle et à mettre en œuvre un projet, le cas échéant.

L’employeur doit également communiquer au salarié les possibilités en matière de validation des acquis de l’expérience professionnelle (VAE) et d’activation et utilisation du compte CPF.

Enjeux pour le salarié

Durant le temps d’échange, différentes questions sont abordées : quels sont les souhaits du salarié ? Son employabilité est-elle en adéquation avec les besoins de l’entreprise ? Quelles sont les qualifications requises ? Quelles sont les nouvelles compétences à acquérir ? Quelles actions (formation certifiante ou non, démarche de validation des acquis) peuvent-elles être mises en place ? Pour quel projet professionnel ? Avec quel accompagnement ? Pour quelle évolution ou progression salariale ?

Enjeux pour l’entreprise

L’entretien professionnel est un outil de management censé faciliter la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences grâce aux informations recueillies : connaissance des aspirations du personnel, reconnaissance des compétences acquises par les salariés, anticipation des départs en retraite, etc.

De plus, en identifiant les compétences sur lesquelles elle peut s’appuyer et celles dont elle aura besoin pour son développement, l’entreprise peut se projeter et mettre en place les actions nécessaires. En cela, le dispositif aide également à bâtir le plan de formation pluriannuel.

Quelle différence avec l’entretien annuel ?

L’entretien professionnel diffère de l’entretien annuel à la fois par son contenu et son objectif. Ainsi, l’entretien annuel évalue le travail du salarié dans le poste qu’il occupe sur la base des objectifs fixés l’année précédente. À l’issue de l’entretien, de nouveaux objectifs opérationnels sont établis pour l’année suivante.

L’entretien professionnel aborde, quant à lui, l’évolution du salarié au-delà de l’occupation de son poste, dans une démarche de gestion des compétences (évolution au sein de l’entreprise, mais aussi mobilité externe). Il est donc l’occasion d’examiner son parcours professionnel, l’ensemble de ses compétences, y compris celles qui ne sont pas sollicitées dans le cadre de ses missions habituelles et d’envisager un projet professionnel.

Qui est concerné par l’entretien professionnel ?

Toute entreprise, quelle que soit sa taille, est tenue de proposer tous les 2 ans un entretien professionnel à chaque salarié, et ce, quels que soient le temps de travail et la nature de son contrat (l’ancienneté acquise au titre du CDD est ainsi prise en compte). La loi dispose, par ailleurs, que le salarié doit être informé des modalités de cette mesure lors de son embauche.

L’entretien est, en outre, nécessairement proposé au salarié qui reprend son activité après un congé maternité, un congé parental, un congé de soutien familial, un congé d’adoption, un congé sabbatique, un arrêt longue maladie, une période de mobilité volontaire sécurisée ou d’activité à temps partiel ou bien un mandat syndical.

Qui l’organise et le conduit ?

L’employeur est responsable de la mise en œuvre de cet entretien. Dans la pratique, au sein des entreprises disposant d’une direction des ressources humaines, c’est à cette dernière qu’est souvent déléguée son organisation.

Selon la taille de l’entreprise, l’entretien peut être mené par l’employeur en personne, par un responsable hiérarchique direct ou par un représentant des ressources humaines.

Comment se déroule-t-il ?

Le contenu de l’entretien professionnel n’est pas formalisé. Il peut être défini par chaque branche professionnelle en lien avec son OPCO (opérateur de compétences).

Généralement, l’entretien se déroule en 3 phases.

Synthèse de la situation du salarié

La première est un temps de synthèse qui fait le point sur la situation du salarié (parcours professionnel, formation initiale, diplômes obtenus, compétences utilisées et développées dans l’exercice des missions, autres compétences, formations suivies, etc.), sur l’évolution de l’entreprise et du secteur d’activité.

Évolutions professionnelles

La seconde phase vise à identifier les possibilités d’évolution professionnelle (accession à de nouvelles responsabilités, mobilité, acquisition de compétences complémentaires, autre projet professionnel, etc.) ou de maintien dans le poste (freins éventuels, obligations liées à un nouvel environnement, etc.).

Actions à mettre en œuvre

La troisième donne lieu au recensement des actions à mettre en œuvre pour préserver l’employabilité du salarié ou pour la réalisation du projet dégagé : formations, aménagement du poste de travail ou des horaires, mise en place d’un tutorat, etc.

À l’issue de chaque entretien, une copie du compte-rendu signé par les deux parties est remise au salarié.

Quelle périodicité ?

L’entretien professionnel est proposé au salarié 2 ans après sa date de recrutement, puis il est renouvelé tous les 2 ans à partir de la date de l’entretien précédent. Rien n’empêche cependant l’employeur d’organiser des entretiens professionnels chaque année, soit parce qu’il le décide, soit parce qu’un accord collectif le prévoit.

Tous les 6 ans, l’entretien bisannuel est complété d’un contenu plus spécifique dressant le bilan du parcours professionnel du salarié au cours des 6 années écoulées.

À cette occasion, il est vérifié que le salarié a bien bénéficié de deux des trois dispositions suivantes : avoir suivi au moins une action de formation, avoir acquis des éléments de certification par la formation ou par la VAE et avoir fait l’objet d’une progression salariale ou professionnelle.

Les sanctions en cas d’absence d’entretien professionnel

La mise en œuvre de l’entretien professionnel peut être contrôlée par le salarié de l’entreprise, l’inspection du travail ou le comité d’entreprise.

L’entretien professionnel est une obligation légale, et des sanctions sont prévues pour les entreprises de plus de 50 salariés qui ne la respectent pas.

Ainsi, si un salarié n’a pas eu d’entretien professionnel bisannuel ou s’il n’a pas bénéficié d’au moins deux des trois dispositions déjà évoquées (action de formation, éléments de certification par la formation ou par la VAE, progression salariale ou professionnelle) à l’issue de la période des 6 ans, l’entreprise devra créditer son CPF (compte personnel de formation) d'une somme forfaitaire de 3 000 €.

La loi n’a pas prévu de sanction particulière pour les entreprises de moins de 50 salariés. Si une entreprise ne respecte pas ses obligations en matière de formation, il appartiendra au juge de se prononcer sur les litiges en cas de conflit. L’employeur peut alors devoir verser des dommages-intérêts au salarié.